企业内训
 
 
唐僧团队拓展训练中心|拓展|拓展训练|拓展培训|北京拓展|北京拓展培训|北京拓展训练|
    会议策划/运作流程  
  为什么需要唐僧团队协助
  成功会议的关键 —— 策划
  会议的预算
  会议方案的优化
  考察预定会场
  会议设施准备
  预期计划与执行
  结算与总结
  会议备选地点
  more
  钓鱼台国宾馆会议中心
  北京帘青会议度假中心
  运河人家建国假日会议酒店
  北京优龙会议度假庄园
  龙脉温泉会议度假村
  北京九华山庄温泉会议中心
  北京北方温泉会议中心
  春晖园温泉度假酒店
  南宫温泉度假村
  瑞麟湾温泉度假酒店
  北京八达岭温泉会议度假村
  凤山温泉会议度假村
    会议百宝箱  
  主要会议类型
  如何使会议营销获得成功
  会议策划者的任务
  会议类型与场所的搭配
  如何开好特别的会议
  会议期间的新闻发布会办法
  会议接待礼仪
  适应不同的口味的会议活动
  会议的餐饮——美味使人感觉好
 
会议的预算 


   制订预算:制定可行预算或按既定预算安排有关工作;确定各项工作的时间安排。
  通常而言,年会预算包括以下几个方面:

1、交通费用
  (1)出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。
  (2)会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
  (3)返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室费用
  (1)会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
  (2)会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。
  (3)会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
  (4)其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
  对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

3、住宿费用
  对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、酒水饮料、一次性衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用
  会议餐饮费用可以很简单也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
  (1)早餐——早餐通常是自助餐,也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,通常按预定人数收取费用)
  (2)中餐及午餐——中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由会所提供,会所可能会收取一定数量的服务费用。
  (3)酒水及服务费——通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。
  (4)会场茶点——此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶点的食物、饮料组合。茶点的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
  (5)联谊酒会/舞会——事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备
   除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
  ●设备本身的租赁费用,通常按天计算
  ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理
  ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

6、演员及节目
   通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。  

7、杂费
  杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
 
                             

漂流
客服QQ:唐僧团队悟空 沙僧
热线:13811870165  010-57019978
北京海维奇正科技有限公司  版权所有 京ICP备11011961号-4
网站建设:北京海维奇正科技有限公司技术部